メモ　グループウェア

　グループウェアとは、電子メールやスケジュール管理、グループ業務を統括するワークフロー（注1）などの機能を備えた、組織（グループ）の情報の共有化や業務における時間的な特性や場所、地域的な特性を支援するソフトウェアのこと。サイボウズAG（サイボウズ）やロータスノーツ／ドミノ（日本IBM）、エクスチェンジ（マイクロソフト）が有名である。

　代表的な機能は、電子会議室やスケジュール管理、文書共有やワークフローなどがあり、なかでもワークフローは、作業グループ間にまたがる処理を自動化して業務の流れや関連するデータを管理する。具体的には、稟議書や交通費精算書などのように、一定の順序で回覧されて承認や否認を受けていく書類の処理を電子化するものを指し、紙ベースの書類処理と比べて決済スピードが向上するなどの特徴がある。（下の表参照）

Webメール	メールソフトを使うことなく、ブラウザでメールを送受信する仕組み。
電子掲示板	社内報、社長通達、慶弔案内、人事異動通達などなど、他の利用者への連絡事項を書き込む。全メンバーを対象とする掲示板の他、設定したグループごとに掲示板を設けることが可能。
スケジュール帳	利用者それぞれが自分の予定を書き込む。公開／非公開の設定ができ、公開した予定は全員が参照できるので、グループの予定管理に役立つ。
電子会議室	1つのテーマについて利用者が自由に意見を書き込む。仮想会議室のようなもの。参加者の移動時間、スケジュールを調整する手間を削減することができる。
アドレス帳	顧客の住所や電話番号、メールアドレスなどの情報を蓄積する。職歴、資格、特技等を入力することにより「Know who」データベースとしても活用できる。
行き先案内	オフィスのホワイトボードのように、当日の行き先などの予定を書き込む。スケジュール帳と連動して自動設定する機能もある。
施設予約	会議室や社用車など、皆で共有する資産の予約を管理する。スケジュール帳と連携させることも可能。
備忘録	納期や締め切りなど、忘れてはいけないことを書き込む。優先順位を設定することも可能。ToDoリストなどとも呼ばれる。
伝言メモ	他の利用者宛ての電話を受けたときなどに、伝言を書き込む。内容を携帯電話に転送できるものもある。
文書管理（共有ホルダ）	共有したい資料を保管する文書データベース機能。
ワークフロー	報告書や稟議書など、一定の流れに沿って回覧すべき文書を自動制御する。承認／否決／差し戻しなぢの情報も管理する。プロジェクトの進捗状況確認にも使える。

（出典）『日経IT21 2002年11月号』（日経BP社, 2002年, 62ページ）ならびに高島利尚・島本栄光[編著]『上級シスアド合格への道 2002年版』（同友館, 2002年, p124-p125）

　グループウェアを導入する際の注意点として、組織の構成員の情報リテラシーのレベルに応じた情報環境を構築しなければならないことが挙げられる。電子メールのようなグループウェアソフトの基本のアプリケーションソフトを利用することができなれば、グループウェアの利用が進むはずはなく、導入は失敗に終わる可能性がある。

　無料のグループウェアサービスを提供するところもある。こうしたサービスを使えば、コストをかけなくとも、グループ間の情報の共有化ができる。メーリングリストでは、送信されるメールに広告がつく。

　以下に私も使ったことがある無料のグループウェアサービスを紹介しておく。

　この他にも、e-手帳（http://www.e-techou.com/）やイントラネッツ（http://www.intranets.co.jp/）といったサイトも有名。

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